Slovenská pobočka Kistler s vyše 120-imi zamestnancami je dcérou švajčiarskej spoločnosti Kistler Group, svetového lídra v oblasti dynamických meracích systémov. Miestny HR tím hľadal vhodný nástroj na manažovanie svojich recruitment procesov. Zhruba po roku využívania náborového systému Nalgoo ATS zaznamenal preukázateľnú úsporu času a energie pri jednotlivých úkonoch, získal prehľadné dáta dostupné kedykoľvek na jednom mieste a vďaka automatizácii procesov má viac času venovať sa interným HR projektom.
Slovenská pobočka spoločnosti Kistler vyvíja softvér pre systémy, ktoré sa používajú pri zrode nových generácií motorov veľkých automobilových spoločností, pri analýze a monitoringu vozidiel v reálnom čase a prenikajú do oblasti Priemyslu 4.0 či cloud computingu. Jej HR tím sa postupne rozrastal a predošlý systém už nespĺňal narastajúce požiadavky oddelenia. „V roku 2015 sme rozbiehali pobočku. V rokoch 2016 a 2017 sa s nárastom členov HR tímu stával náborový proces čoraz komplikovanejší, nakoľko sme pôvodne využívali jednoduchší systém. Ten však zvyšujúce sa nároky procesu nepokrýval. Začalo to byť obmedzujúce, potrebovali sme sofistikovanejší systém,“ vykresľuje začiatky Katarína Bíliková, HR Manager spoločnosti Kistler. „Analyzovali sme portfólio systémov na Slovensku a v zásade naše primárne očakávania interného HR spĺňalo Nalgoo. Iné systémy obsahovali veľa funkcionalít, ktoré neboli pre náš proces, tak ako ho máme nastavený my, plne využiteľné,“ popisuje proces výberu Katarína.
„Analyzovali sme portfólio systémov na Slovensku a v zásade naše primárne očakávania interného HR spĺňalo Nalgoo.“
Ochota tímu nás povzbudila
„Nalgoo ATS nás zaujal a predpokladali sme, že nebude natoľko mohutný. Hneď na prvom stretnutí s vývojovým tímom sa nám to potvrdilo. Zistili sme, že obsahuje základ, ktorý potrebujeme a môžeme na ňom stavať,“ hovorí HR Manager. „Zo strany Nalgoo tímu nás povzbudila otvorenosť vyvinúť a adaptovať funkcionality, ktoré by nám v systéme veľmi pomohli. Toto nás naklonilo k Nalgoo riešeniu. Druhý aspekt, prečo sme sa rozhodli pre systém, bola nová GDPR regulácia a Nalgoo na ňu reagoval.“
V čom je systém nápomocný?
Systém pomáha tímu prakticky v celom náborovom procese. „Poskytuje nám veľmi dobrý prehľad o tom, ktoré pozície máme momentálne otvorené, ktoré sú aktuálne publikované, keďže cez systém vieme zverejňovať obsahy na Gate a známy pracovný portál,“ opisuje benefity systému Marcela Gulyásová, recruiterka spoločnosti Kistler. „Pripomienky nás upozornia na končiacu publikáciu. Tak si môžeme proces efektívne sledovať a manažovať. Na jednom mieste máme aplikantov zo všetkých zdrojov, čiže si vieme prepojiť aplikácie z LinkedInu alebo akéhokoľvek iného zdroja, čo je pre nás veľké plus. Predtým nám chodili aplikácie do e-mailu a my sme ich manuálne prepisovali do systému.“ Tento krok tímu veľmi uľahčuje proces a skracuje čas spracovania aplikácií. Systém tiež ponúka rôzne vzory, ktorými môže recruiter aplikantov osloviť, zamietnuť alebo pozvať na stretnutie. Zároveň, všetci členovia HR oddelenia majú prístup k histórii o kandidátovi. „Vieme si veľmi efektívne dohľadať informácie aj komunikáciu, ktorá ostáva v systéme uložená a k celému procesu sa tak spätne vrátiť. Rovnako máme veľmi dobrý prehľad o dátach získaných z analýzy. Systém eviduje počet aplikácií, prvých a druhých kôl, prijatých ľudí. Veľmi kvitujeme na mieru vytvorenú analytiku.“
Dáta vyhodnotíme expresne
Systém umožňuje HR oddeleniu robiť rozhodnutia aj na základe dát. HR manažérka ho porovnáva s tým predošlým. „Bolo náročnejšie pracovať s dátami z predchádzajúceho systému. Teraz máme analýzu vygenerovanú jedným klikom. Údaje vyfiltrujeme veľmi rýchlo a takmer expresne vieme vyhodnotiť, či nám daný zdroj prináša kandidátov alebo nie. Zároveň sledujeme v systéme spoluprácu s personálnymi agentúrami. Tým, že si vieme zaznamenávať zdroje, odkiaľ kandidáti prichádzajú, vieme na pravidelných stretnutiach s agentúrami predkladať ich výsledky v číslach transparentne. Ak príde z manažmentu dopyt, ako sme na tom s výberovým procesom, nemáme problém naň reagovať ad hoc do 20-ich minút.“ Momentálne vyselektuje tím počet aplikácií, prvých a druhých kôl, dáta podľa zdrojov a vyexportuje tieto údaje zhruba za 5 minúť. Predtým to trvalo zhruba hodinu. To sú základné parametre. Rozdelené sú aj podľa jednotlivých mesiacov, takže si vedia obdobia porovnať. „Tým, že pôsobíme v IT sektore, sledujeme tiež, koľko aplikácií nám prichádza v rámci jednotlivých technológií. Môžeme tu sledovať meniace sa trendy počas roka. Na základe nich vieme stanoviť isté predikcie,“ dodáva HR manažérka.
„Bolo náročnejšie pracovať s dátami z predchádzajúceho systému. Teraz máme analýzu vygenerovanú jedným klikom.“
Proces sa skrátil a zjednodušil
„Keď sa kandidát uchádza o prácu opätovne, Nalgoo nás hneď upozorní na existujúcu duplicitu uchádzačov a môžeme si pozrieť záznam z minulosti, pokiaľ máme súhlas aplikanta,“ predstavuje ďalšie pozitíva recruiterka. V staršom systéme si museli členovia tímu prácne kandidáta vyhľadať a mohlo sa aj stať, že narazili na chybu spôsobenú ľudským faktorom pri manuálnom spracovaní dát „To sme si museli proaktívne kontrolovať. Teraz máme dáta hneď, ako vstúpime do systému. Predtým nám takýto proces trval približne 3 minúty.“
With kind permission of the Kistler Group
Sekundy oproti minútam
HR manažérka časovú úsporu konkretizuje. „Úkony sú teraz otázkou sekúnd, pričom predtým sme museli prepojiť sami dáta z viacerých systémov, čo trvalo rádovo minúty. Tým, že sme nemali systém, ktorý by akokoľvek filtroval a prechody na LinkedIn či pracovný portál neboli urobené tak čisto, dostávali sa k nám aj irelevantné aplikácie. V podstate nám zavedenie systému zefektívnilo výberový proces a získali sme relevantný talent pool.“
„Keď sa kandidát uchádza o prácu opätovne, Nalgoo nás hneď upozorní na existujúcu duplicitu uchádzačov a môžeme si pozrieť záznam z minulosti, pokiaľ máme súhlas aplikanta.“
Vyladený podľa potrieb
V implementačnej fáze HR tím v spolupráci s Nalgoo tímom a IT oddelením nastavoval veľa prvkov na mieru. „Veľa funkcionalít bolo pridaných do systému na základe nami nastaveného procesu zo starého systému, aby sme vedeli sledovať rovnaké kroky náborového procesu a mali zo systému rovnaké dáta. Nalgoo však prinieslo do procesu vysokú mieru automatizácie a prepracovanosti,“ spomína na začiatky spolupráce Marcela Gulyásová.
Ochotný hľadať riešenia
Marcela hodnotí komunikáciu s podporným tímom nasledovne: „Všetky naše požiadavky boli promptne vyriešené. Zo strany Nalgoo tímu sme cítili záujem a ochotu. Veľmi oceňujeme ich prístup. Nikdy sme nepočuli vetu, že niečo nie je možné. Vždy sa snažili hľadať možnosti, ako náš dopyt vyriešiť a aplikovať. V momente, keď ho nebolo možné implementovať, dohodli sme sa, že od neho upustíme alebo sme našli alternatívu. Nespomínam si na nič zásadné, čo by sa nepodarilo upraviť k našej spokojnosti. Vždy sme našli kompromis, prípadne jednoduchšie riešenie.“
„Zo strany Nalgoo tímu sme cítili záujem a ochotu. Veľmi oceňujeme ich prístup. Nikdy sme nepočuli vetu, že niečo nie je možné. Vždy sa snažili hľadať možnosti, ako náš dopyt vyriešiť a aplikovať.“
Vývoj beží neustále
Spoločnosť Kistler má Nalgoo prepojené so známym pracovným portálom. „Občas sa vyskytnú drobné nedostatky ako nefunkčné formátovanie alebo tlačidlo Apply. Vždy sme to s Nalgoo tímom vyriešili do 1 až 2 dní,“ pochvaľuje si Marcela. Tím je o každej zmene informovaný. „Hneď si ju vieme otestovať a adaptovať. Nemusíme sa dopytovať zmien, ale vieme, že vývoj stále beží a zároveň existuje verifikácia s klientom. Priebežne dostávame od tímu aj podnety na nové funkcionality,“ dodáva HR manažérka.
Splnil systém očakávania?
„Väčšinou sú systémy veľké a mohutné, obsahujú množstvo funkcionalít. Tým, že sme mali v Nalgoo ATS základ, na ktorom sme mohli stavať, splnil nám naozaj všetky potreby. Keď sa niečo udeje, príde veľmi rýchla odozva a implementácia. Sme nadmieru spokojní. Jednoznačne odporúčame aj iným firmám,“ hodnotí spoluprácu Katarína Bíliková.
Kistler HR tím vidí najhlavnejšie benefity systému nasledovne:
- Prehľadnosť
- Dostupnosť informácií a dát k recruitment procesu na jednom mieste
- Možnosť viacerých ľudí aktívne pracovať v rovnakom čase v systéme
- Interaktívnosť
- Reflexia na potreby employer brandingu, napríklad prostredníctvom systému Gate je doň možné aplikovať firemné vizuály, čo podporuje branding
- Prepracovaný reporting
- Vlastný manažment, kontrola nad systémom – umožňuje pridávať rôzne firemné templaty, zdroje a updaty
- Flexibilná komunikácia s kandidátmi
- Ochotný zákaznícky servis
Flexibilné a dizajnovo pekné riešenie
Po úspešnej implementácii systému mohol slovenský tím venovať ušetrený čas a energiu ostatným projektom v rámci interného HR. Manažment recruitment procesu im už nezaberá toľko času a energie. „Nalgoo systému prajeme, aby ostal aj naďalej v duchu: menej je viac. Mne osobne sa veľmi páči, že odráža potreby klienta, implementačný tím je orientovaný na zákazníka so snahou pochopiť procesy spoločnosti,“ zaželala tímu Nalgoo do ďalších rokov fungovania Katarína Bíliková. „Prajeme tiež veľa kooperatívnych klientov. Nalgoo ATS je moderné, pekné, user-friendly a na mieru upraviteľné riešenie, čo je základ, pretože veľa starších systémov je neflexibilných. Ponúka veľký priestor na adaptáciu.“
